Version 2.1 modifiée suite à l’AG 2024 du samedi 11 janvier 2025
Ce règlement intérieur vient compléter les statuts de l’association, pour en préciser l’interprétation ou apporter des précisions relatives à l’organisation de la vie associative.
Les données à caractère personnel sont ici entendues au sens de la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et des textes qui sont venus la compléter.
Ces informations sont chiffrées et transférées quotidiennement sur une unité de stockage distante et sécurisée. Elles sont détruites à l’expiration du délai légal de conservation.
Durant la période légale de conservation, les données sont protégées par chiffrage et personne ne peut y avoir accès seul. La clé de déchiffrage est constituée de deux parties distinctes séparées, confiées respectivement à l’administrateur système et à un membre du bureau de l’association.
Seule une requête judiciaire en bonne et due forme pourrait aboutir à l’extraction de ces données en la présence conjointe du président de l’association et de l’administrateur système, seules personnes à détenir une partie de la clé de déchiffrage.
Conformément aux statuts, une violation du secret des correspondances en dehors des cas et obligations prévus par la loi est sanctionnée par une exclusion immédiate et définitive et la possibilité de poursuites judiciaires.
Le système de gestion du service d’hébergement courriel utilise des bases de données pour la détection de courriel indésirable (spam) ou à l’inverse pour mettre en liste blanche (autoriser) vos correspondants réguliers. Ces données ne concernent en rien vos informations personnelles ni le sujet ou le contenu de vos messages, visées à l’Art. 1
Ces données, essentielles au bon fonctionnement du service de courriel, sont automatiquement effacées au bout d’une durée variable selon le type de données mais qui ne peut excéder un mois.
Le service proposé aux adhérents n’est pas gratuit. En dehors d’un seuil minimum fixé en 2025 à 1,25 €/mois (15 €/an), il n’est pas établi de tarification obligatoire. Chaque adhérent choisit lui-même ce qu’il est prêt à verser en contrepartie des ressources mises à disposition et du service souhaité. Une grille d’estimation peut être proposée pour aider les adhérents à estimer le montant de leur participation.
Une grille tarifaire peut être proposée pour les autres prestations (fourniture de biens ou de services).
Le montant de la cotisation annuelle est fixé pour 2025 à 2 € ou 10 € pour les personnes morales.
L’adhésion d’une personne morale doit revêtir la forme d’une décision de son organe dirigeant et donner lieu à un écrit ou un paiement de cotisation attestant de la réalité de la volonté d’adhésion de celle-ci.
Une personne morale adhérente de l’association est représentée à l’Assemblée générale par l’un de ses cadres dirigeants (président, directeur…) ou sinon par une personne expressément désignée par son organe dirigeant pour ce mandat, qui doit être signifié à l’association.
Une même personne physique peut représenter de une à trois personnes morales.
La convocation des membres est faite par tout moyen quinze jours avant la date prévue pour l’Assemblée Générale. L’ordre du jour prévisionnel de l’Assemblée Générale proposé par le Conseil d’Administration est joint à la convocation.
Les membres peuvent proposer au Conseil d’Administration des points supplémentaires, des motions ou des candidatures au Conseil d’Administration jusqu’à huit jours avant la date de l’Assemblée Générale.
À ce moment, l’ordre du jour et les motions mises en discussion et qui seront proposées au vote sont figées afin de permettre aux adhérents représentés ou participant par correspondance leur contribution effective à l’Assemblée Générale. Cet ordre du jour définitif est communiqué aux adhérents une semaine avant la date fixée pour l’Assemblée Générale.
Un président de séance est désigné pour répartir la prise de parole durant l’Assemblée Générale, sinon ce rôle est dévolu au président ou à un vice-président de l’association.
Un secrétaire de séance est désigné pour recueillir les éléments nécessaires au compte rendu, sinon cette tâche est dévolue au secrétaire de l’association.
Les membres votent par collège pour désigner leurs représentants respectifs.
Les candidatures au Conseil d’Administration, présentées par collège, peuvent être annoncées sur la liste de diffusion dédiée à la préparation de l’Assemblée Générale jusqu’à huit jours avant le vote afin de permettre aux adhérents votant par correspondance de se prononcer.
Une candidature peut cependant être présentée jusqu’au moment du vote sous condition expresse :
Le vote par procuration d’un membre est possible jusqu’à la veille du jour de l’Assemblée Générale :
La voix d’un membre présent ou participant à distance en téléconférence l’emporte sur tout pouvoir qu’il aurait précédemment donné ou vote par correspondance, qui se trouve alors dépourvu d’effet.
Version pdf du règlement intérieur modifié suite à l’Assemblée générale du 11/01/2025
Le choix du prix libre a avant tout été motivé par le fait que nous ne souhaitons pas écarter les personnes qui n’auraient que peu de moyens, personnes avec lesquelles nous nous efforcerons de trouver un arrangement. C’est la raison pour laquelle l’adhésion a été fixée à 2 € et le montant de la contribution aux services laissé libre.
Il va de soi que nous nous octroyons le droit de refuser toute adhésion qui nous paraîtrait préjudiciable à l’équilibre du projet : Les inscriptions à tarif estimé à 0€ (!) sont écartées et si vous souhaitez 10 Go de stockage pour 1 euro par an, un conseil, préparez un bon dossier. ^^
Sinon, c’est donc à vous de décider combien vous estimez pouvoir payer pour le service rendu.
Si vous n’êtes toujours pas plus avancé à ce stade de votre lecture sur le prix qu’il vous faut payer pour l’hébergement courriel dont vous avez besoin, nous pouvons peut-être vous aider :
► Prévoyez un paiement unique annuel plutôt que de multiples paiements qui génèrent une charge de travail excessive pour les bénévoles : tout paiement doit être validé, quel que soit son montant, alors plus d’un paiement par an c’est vraiment lourd pour les bénévoles. Si vraiment c’est nécessaire vous pouvez opter pour un paiement semestriel, mais c’est à l’année que c’est le plus simple pour tout le monde.
► Vous pourrez ensuite adapter le montant de votre contribution annuelle en en faisant la demande à secretaire @ sud-ouest.org
► Exemples de contributions de nos adhérent⋅es :
◾ Hébergement de boites courriel ou d’un domaine personnel :
◾ Listes de diffusion (mailing lists) :
▲ Ces valeurs sont indiquées à titre indicatif suite aux nombreuses demandes que nous recevons, mais ne doivent pas influencer votre démarche. Si vous estimez qu’il faille payer moins (≥15€/an), faites donc ; et si vous souhaitez nous verser plus, faites aussi. ^^
Suite à une vague de courriels indésirables envoyés via notre infrastructure (plus de 41 000 en une nuit) par l’adresse compromise d’un adhérent, des dysfonctionnements ont été constatés. En pratique, certains courriels envoyés ne sont pas distribués à leurs destinataires. Les serveurs ont été nettoyés, mais il y a eu aussi un problème de facturation. Bref, le problème est identifié et désormais résolu (7 janvier), merci de votre patience…
